Casus:
Zorginstelling Legionella Dossier

Rijksuniversiteit Groningen / Universitair Medisch Centrum Groningen

‘Eerste app die naar volle tevredenheid werkt’

Simon Larkens, Dienst Facilitaire Zaken RuG

App biedt tijdwinst en beheer is constant up-to-date

Met 2.100 tappunten in 11 gebouwdelen, heeft Dhr.Bouwman van de Rijksuniversiteit Groningen (RuG) een dagtaak aan het legionellabeheer in zijn gebouwensector waarvan de huurder het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is. Na een uitbraak van de legionellabacterie in het tandheelkundig centrum in 2012, zette de RuG het waterbeheer op scherp. Bouwman en collega Smit gingen er fulltime mee aan de slag. Sinds ze met het Legionella Dossier werken, zijn foutkansen vrijwel nihil en is er tijd over voor andere belangrijke taken.

De faculteit Medische Wetenschappen van de RuG beslaat 100.000 m2 en biedt ruimte aan de faculteit zelf, laboratoria voor onderzoek en een polikliniek voor tandheel- en mondzorgkunde. Stuk voor stuk gevoelige activiteiten waar schoon (drink)water van groot belang is. De wastafels in de laboratoriumzalen, de spoelfonteintjes van de tandartsen en de toiletfonteinen; Bouwman meet en spoelt ze elke week volgens een strak schema. Sinds 2015 doet hij dat met het digitale hulpmiddel Legionella Dossier.

Plattegrond en takenlijstje
Gewapend met een digitale temperatuurmeter en hardware waarop de beheer-app is geïnstalleerd, loopt hij alle tappunten op de route van het leidingnet op volgorde af. Elke temperatuurmeting komt in het logboek van de app te staan. Bij elke spoeling geeft de app exact aan wanneer de volledige leidinginhoud ververst is en archiveert vervolgens ook die handeling. Geeft een bepaalde wastafel een temperatuuroverschrijding?

Dan herinnert de app de beheerder eraan om die ook de volgende dagen weer door te spoelen tot de temperatuur op het gewenste niveau is en de legionellabacterie geen kans meer heeft om te groeien. De app geeft dan de melding dat het tappunt in orde is en verwijdert het uit het takenlijstje voor de volgende dag. De tool is offline beschikbaar, dus werkt altijd.

Werkdruk veel minder groot
Hans Bouwman: “Voorheen moest ik alles handmatig bijhouden. De foutkans was groter en het werk nam veel meer tijd in beslag. Nu spoel ik nooit langer dan nodig is, alle informatie komt steeds automatisch in het logboek terecht voor de technisch beheerder en de spoellijsten die ik apart moet aanleveren bij de afdeling Tandheelkunde rollen nu zo uit het systeem. Zo houd ik een halve dag per week over om andere taken uit te voeren, zoals reparaties. De druk is veel minder groot dan voorheen en we zijn elke week volledig up-to-date.”

‘Eerste app die naar volle tevredenheid werkt’
Ook hoofd onderhoud Simon Larkens van de Dienst Facilitaire Zaken bij de faculteit van de RuG vindt de nieuwe werkwijze een flinke verbetering. “De legionella-uitbraak in 2012 was een behoorlijk schrikmoment. We zijn toen in zee gegaan met een adviseur voor drinkwaterinstallaties die het beheer op poten heeft gezet. Hij raadde ook het Legionella Dossier aan. De Rijksuniversiteit Groningen had al meerdere apps bekeken en onderzocht, maar er nooit één gevonden die naar tevredenheid werkte. Legionella Dossier was de eerste app waar we ons allemaal in konden vinden. We hebben zelf kunnen bijdragen aan een maatwerkoplossing en de implementatie is soepel verlopen. Naast het app-abonnement en de temperatuurmeters, hebben we in hardware moeten investeren. Maar daar krijg je ook wat voor: een gerust gevoel, minder stress op de werkvloer en controles die keer op keer aantonen dat de waterkwaliteit vrijwel 100% in orde is. Ik raad het dan ook iedere organisatie aan die aan de wettelijke eisen voor legionellabeheersing moet voldoen.”